上手にタスクを管理する!Trelloのすゝめ

新作のネタの方向性が少しずつ自分の中で見えてきています(おっ?)。

が、アプリに切り絵に、とにかく色々盛り込もうとしているので、作業時間が膨大そうです。
今年中に...いや、今年度中に終わるかどうか。
のんびり準備を進めていきたいと思います。

さて、こうしたプロジェクトの進捗管理に、Trelloというツールを使っているので、今日はそのご紹介。



Trelloとは

Trelloのボード
これがTrelloだ!

Trelloとは、進捗管理を視覚的に把握できるツールです。

ボードの中は自由に分けられるのですが、私はBacklog(未着手)・WIP(Work in Progress、作業中)・Done(完了)の3つに分けて整理しています。

とりあえず、やろうと思いついたことをBacklogに放り込んでおき、作業を始めたらWIPへ移動させ、終わったらDoneに放り込む、というわけですね。

ちなみに、添付したのは私個人用のTrelloページですが、複数人で進めているプロジェクトでも使っています。というか、むしろ複数人で進める時にこそ、Trelloは効果を発揮します。

誰が作業を担当するか、ある特定の人に仕事が集中しすぎていないか、どの作業が未着手なのかなどが一目瞭然になるので、作業分担しやすくなるんですね。



Trelloを使うと何がいいのか

やろうと思っていたことを忘れなくなる

「あ、あれやっとこ」と思った瞬間に、ブックマークしておいたTrelloのページを開いて、サクッとBacklogに放り込んでおけば、その直後に安心して忘れることが出来ます笑

そうして、後にふと開いた時に「そうだ、これやらなきゃいけないんだった!」とすぐ思い出せるのです。


やること/やらないことを整理して見直しやすくなる

運用していると、Backlogに積んだまま永遠に着手されないタスクがたまに出てきます。

それは、やるべきだけれど緊急度が低くてついつい後回しになっているか、ちょっと気になったから書いたけれど、実は緊急度も必要度も高くなくて放置されているかのどちらかであることが多いです。

やるべきことなら、とりあえず着手してみよう。
やっぱり必要ないとわかったことなら、一旦やらない方に倒して、完了に回そう。
そういう判断をつけやすくなり、作業の見通しを立てやすくなります。


作業の達成感を感じられる

細かいタスクに分けて、どんどん着手しては完了に回す、ということを視覚的に捉えられるので、プロジェクトを進めていく達成感を感じやすいです。
この達成感が、プロジェクトの推進力になる気もします。

特にプロジェクト後半の、息切れしがちなタイミングでTrelloを確認することで「よし、やることが減ってきた!」「あとこれだけやればいいのか!」と自分を奮い立たせることも出来ます。



運用のコツ

積み残しを避ける

積み残して塩漬けのタスクをなるべくそのままにしないことをおすすめします。
放置したものは、先にも書いたように、緊急度が低いために放置されているので、「やるぞ!」と腹を括らないと、置きっぱなしになりがちなんですよね。

放置タスクが増えすぎると、Trelloを開くのが億劫な気持ちになりやすいです。
あれもこれも放置してばっかり...あーーもういいかな...みたいな。
カードはとにかく軽やかに動かし、ボードの中の情報はどんどん入れ替えていくようにしましょう。

個人的に、大体2週間くらい何も動かしていないタスクがあったら、一旦着手するか、やらずに完了にするかしています。


なるべく細かい粒度にタスクを分ける

例えば、「引っ越し」というプロジェクトを例に考えてみましょう。
「家を引き払う」というタスクだと、その中の手続きとして色々やることがあるので、粒度としては大きすぎます。

もっと細かく、「家の引き払い日時を決める」「引越し業者を選定する」「ダンボールを入手する」「ダンボールに荷物をつめる」「床掃除する」「電気・ガス会社に連絡する」「水道局に連絡する」「鍵を引き渡す」...というくらいに細かくトピックを分けて、それぞれを1タスク1カードとしてBacklogに積むんですね。

個人的な目安としては、タスク1つを1日以内(数分〜数時間)でできるくらいの作業として切り分けています。

もし、何日かけても永遠に終わらないタスクになってしまっていたら、それはそもそもタスクが大きすぎることを疑いましょう。

私の場合、上に貼ったTrelloのWIPの中にある「AR絵本STORY」が、実は結構何日も積まれっぱなしなんですよね。
これ、実は「絵本のストーリーを考える」「キャラクター造形を考える」「絵本の構成を考える」「ARの表示を考える」みたいな作業をいっぺんに進めているせいで、いつまでも終わらないのです。

そんな時は、さっさとタスクをもっと細かく出来ないか考えるべきなんですよね(ブログ書いたら後でやっておきます、ハイ)。
困難は分割せよ、ってデカルトも言ってました。ほんまそれ( ˘ω˘ )

先の話ともリンクしますが、タスクを細かくすることは、カードは軽やかに動かすことにも役立ちます。
サクッと取り組んで、サクッと完了に回せるからですね。


頭を空にするために書く

いちいちそんなにいっぱいタスクを書き出すのめタルいよ〜〜めんどくさがりの自分にできるわけないよ〜
というあなたへ。共感します(固い握手)。

面倒くさがりさんこそ、Trelloを使ってみるといいと思います。
Trelloをきちんと更新すれば、とりあえずここを見たら、何をしないとしないといけないか、何を今しているかが簡単に把握できる場所になります。

そういう場所を持っておくことで、「何しなきゃいけないんだっけ?」「後でやることを覚えておかないと...」など、脳が余計なリソースを使わなくて済むようになるんですね。
Trelloに書き込んで、頭の余白を空けるので、むしろ頭が楽になるんです。

わざわざカードの中身を綺麗に、丁寧に書く必要はありません。
私のボードのタスクのほとんどは、おそらく意味不明ですよね笑
こんな感じで、自分だけにわかる形でいいので、おつかいメモ的なテンションで適当に書けばいいのです。

...そういえば、本当に家庭内のおつかいメモとしてTrello使っている人の話を聞いたことがあるな。閑話休題。


暇さえあればTrelloを開いてみる癖をつける

ズボラだからボードの更新忘れちゃうよ〜〜だるいよ〜〜
というあなたへ。これも共感します(再びの固い握手)。

とりあえず、ブックマークバーなどの触りやすくて目立つところにブックマークしておき、ブラウザを開いたら、ついでに一緒にTrelloを開く癖をつけてしまうと、更新を忘れにくくなります。

何はなくとも、なんとなくTrelloを開く。
そしてタスクをちょろちょろ書き足したり、終わったものを整理したりする。
そういう習慣ができると、ボードの情報はいつも新鮮な状態を保てるのかな、と思います。


まとめ

ということで、Trelloをおすすめしてみました。

仕事で、家庭で、色々なタスク管理をしたい時に役立つはずです。
基本機能は無料です。ぜひ使ってみてくださいね。